Visa công tác Nhật Bản là loại visa dành cho người muốn đến Nhật để tham dự hội họp, ký kết hợp đồng, hoặc thực hiện các hoạt động kinh doanh. Để giúp bạn hoàn thiện hồ sơ một cách chính xác và nhanh chóng, bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục xin visa công tác Nhật Bản, bao gồm cả trường hợp bên Nhật chi trả tài chính và bên Việt Nam chi trả tài chính. Ngoài ra, chúng tôi cũng bổ sung mục hồ sơ cá nhân cần chuẩn bị.
I. Visa Công Tác Nhật Bản (Bên Nhật Chi Trả Tài Chính)
1. Hồ sơ từ phía Nhật Bản:
- Thư mời: Nêu rõ mục đích mời, thời gian, và thông tin người được mời.
- Thư bảo lãnh: Văn bản từ công ty Nhật xác nhận chịu trách nhiệm chi trả toàn bộ chi phí chuyến công tác.
- Đăng ký kinh doanh: Bản sao giấy đăng ký kinh doanh của công ty mời tại Nhật.
- Lịch trình chi tiết: Ghi rõ các hoạt động công tác, ngày đi, ngày về, nơi lưu trú, và các địa điểm làm việc.
2. Hồ sơ từ phía Việt Nam:
- Xác nhận công tác: Ghi rõ thâm niên làm việc, vị trí, mức lương (bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật).
- Quyết định cử đi công tác: Văn bản ghi rõ lý do, thời gian, và mục đích chuyến đi (bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật).
- Giấy đặt vé máy bay: Cung cấp lịch trình bay phù hợp với thông tin trong thư mời.
- Hộ chiếu: Còn thời hạn tối thiểu 6 tháng và đã ký tên.
- Tờ khai xin visa: Tải mẫu tại Đại sứ quán Nhật Bản, điền đầy đủ thông tin, dán ảnh 3,5×4,5cm (nền trắng) và ký tên giống hộ chiếu.
II. Visa Công Tác Nhật Bản (Bên Việt Nam Chi Trả Tài Chính)
1. Hồ sơ từ phía Nhật Bản:
- Thư mời: Có thể là bản gốc hoặc bản scan, nêu rõ mục đích công tác, thông tin người được mời.
- Thư bảo lãnh: Văn bản từ công ty Nhật xác nhận chịu trách nhiệm chi trả toàn bộ chi phí chuyến công tác.
- Lịch trình chi tiết: Bao gồm ngày đi, ngày về, hoạt động cụ thể và ký hiệu chuyến bay.
2. Hồ sơ từ phía Việt Nam:
- Xác nhận công tác: Ghi rõ thông tin về thâm niên, vị trí, mức lương (bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật).
- Đăng ký kinh doanh công chứng: Bản sao công chứng giấy đăng ký kinh doanh của công ty tại Việt Nam.
- Quyết định cử đi công tác: Văn bản ghi rõ rằng toàn bộ chi phí chuyến đi do công ty tại Việt Nam chi trả (bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật).
- Giấy đặt vé máy bay: Lịch trình bay phải khớp với các thông tin trong hồ sơ.
- Hộ chiếu: Còn thời hạn ít nhất 6 tháng và đã ký tên.
- Tờ khai xin visa: Hoàn thiện mẫu tờ khai tải tại Đại sứ quán Nhật Bản, dán ảnh 3,5×4,5cm nền trắng và ký tên.
III. Hồ Sơ Cá Nhân Cần Chuẩn Bị
- Ảnh thẻ: Kích thước 3,5×4,5cm, nền trắng, chụp không quá 6 tháng.
- CMND/CCCD: Bản sao công chứng.
- Hộ khẩu: Bản sao công chứng toàn bộ các trang.
- Giấy tờ chứng minh tài chính:
- Sao kê tài khoản ngân hàng 3 tháng gần nhất.
- Giấy xác nhận số dư tài khoản ngân hàng (nếu có yêu cầu bổ sung).
- Lý lịch tư pháp số 1 (nếu cần): Dành cho những trường hợp được yêu cầu kiểm tra thêm về nhân thân.
- Thư giải trình mục đích chuyến đi (nếu có): Một tài liệu bổ sung nếu Đại sứ quán yêu cầu làm rõ thêm.
Các Bước Xin Visa Công Tác Nhật Bản
- Chuẩn bị hồ sơ: Thu thập và hoàn thiện đầy đủ các loại giấy tờ theo yêu cầu.
- Nộp hồ sơ: Đến trực tiếp Đại sứ quán Nhật Bản hoặc Tổng lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam để nộp hồ sơ.
- Chờ xét duyệt: Thời gian xét duyệt thông thường từ 5-7 ngày làm việc. Đối với các trường hợp cần bổ sung giấy tờ, thời gian có thể kéo dài.
- Nhận visa: Sau khi hồ sơ được chấp thuận, bạn sẽ nhận visa tại nơi đã nộp hoặc qua dịch vụ chuyển phát (nếu có).
Lưu Ý Khi Xin Visa Công Tác Nhật Bản
- Thông tin chính xác: Đảm bảo tất cả giấy tờ khớp về thông tin, tránh sai sót hoặc mâu thuẫn.
- Hồ sơ được dịch thuật: Các tài liệu tiếng Việt phải được dịch sang tiếng Anh hoặc tiếng Nhật bởi đơn vị uy tín.
- Phí visa: Chi phí xin visa công tác Nhật Bản có thể thay đổi. Hãy kiểm tra trực tiếp với Đại sứ quán Nhật Bản để cập nhật mức phí mới nhất.
- Hộ chiếu hợp lệ: Hộ chiếu cần còn thời hạn ít nhất 6 tháng và có trang trống để dán visa.
Kết Luận
Thủ tục xin visa công tác Nhật Bản không quá phức tạp nếu bạn chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tuân thủ các yêu cầu từ Đại sứ quán. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng giúp rút ngắn thời gian xét duyệt và tăng khả năng được cấp visa. Đừng quên cập nhật thông tin mới nhất từ Đại sứ quán Nhật Bản để tránh thiếu sót.
Nếu bạn cần hỗ trợ thêm, hãy liên hệ các dịch vụ tư vấn visa chuyên nghiệp để đảm bảo hồ sơ của bạn đạt chuẩn ngay từ lần đầu tiên!
